企業として営業データを作成する際は、事前に取得した名刺から情報を抽出して名簿データ化する事例があります。この方法は定型的な工程を通して行われますが、量が多かったりすると他の作業を圧迫してしまうケースがあるので注意したいところです。
作業量が多かったりする際は、外注すると結果的に業務効率化につながりますし、コストも削減されます。今回は名刺データを名簿化する際の手順や注意点等を解説していきます。
目次
名刺データを名簿化する方法とは？順を追って解説
ここでは名刺データを名簿化する方法を、順を追って解説していきます。
1.名刺を用意する
まずは名刺を用意する必要があります。
最初からデータとして名刺をもらっている場合はすぐ名簿化作業へ移れますが、紙の名刺のままだとデータベース化する際にひと手間必要です。手作業やOCRなどで情報部分を抜き出してデータ化する際に、ミスがないようにしておきましょう。
2.名刺データを名簿化する方法を決定する
次に名刺データを、名簿化する方法を決定しておきます。
- Excelに手作業で名簿を作成する
- CRMツールといったITを使って自動化を行う
といった方法があります。
ローカルPCなどでExcelを使い手作業で名簿を作成する場合は、テンプレートや拡張機能などを使って少しでも作業が効率化するように工夫してみましょう。本格的な作業自動化やマーケティングへのデータ利活用などを検討する際は、CRMツールなどを使い名簿を制作する方法がおすすめです。
3.方法に沿って名刺データから名簿になるデータを抽出する
次に決定した方法に沿って、名刺データから必要なデータを抽出していきます。
抽出するデータは業種や目的等でさまざまですが、基本的に
- 企業・担当者名
- 連絡先
- 住所
- メールアドレス
- WebサイトURL
などは抽出しておいたほうがよいでしょう。
またリンクが必要な部分は、正確にテキストなどへリンクを貼っておく必要があります。
4.ミスがないかチェックする
最後に抽出して保存したデータに、ミスがないかチェックする必要があります。抽出作業を仮に自動化した際でも、完全に抜き出されたデータが正しいとは限らないので注意が必要です。
- 誤字や脱字がないか
- 項目に抜け漏れがないか
- リンクがない、あるいはエラーとなっている部分はないか
などをチェックして、名簿として使える状態となっているか確認しておきましょう。
自社で1から名刺→名簿化を行うのは非効率！代行サービスを利用してみよう
上記のように自社で1から名刺を名簿データ化する際は工程が多く、名刺の枚数が多いと非効率になってしまう点があるのに注意が必要です。もし名刺枚数が多く、名簿データ化する時間・人手が不足している際は外部業者を利用してみてください。「プライバシーマーク」や「ISMS」といった認定を取得している業者にならば、安心してデータ化の代行を任せられます。
弊社では名刺のデータ化や、名簿化などをサポートしております。100％日本人スタッフが請け負うので、精度の点でも安心です。
まとめ
今回は名刺を名簿データ化する手順や注意点をご紹介してきました。
まず紙の名刺は情報を抜き取ってデータ化しておき、それから名簿データ化する作業を始めてみてください。ExcelよりもCRMツールなどを使い名簿データ化したほうが活用できる場面は増えるでしょう。
紙の名刺を名簿化したりするのに手間を掛けている方は、負担軽減のためにぜひ弊社へご連絡をください。名刺以外の資料に関する名簿データ化も承っております。
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もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
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