目次
入力した情報を“使っていない”企業が多すぎる・・・
日々の業務で行われる文字入力作業。顧客情報の登録、アンケートの転記、ヒアリング内容の記録など、企業では膨大な量の情報が入力されています。しかし、これらのデータは「入力されること」が目的になってしまい、その後の活用がなされていないケースが非常に多く見られます。
せっかく入力した情報が、倉庫の隅に眠る段ボールのように埋もれていては意味がありません。本記事では、文字入力を「記録」で終わらせるのではなく、経営判断や集客施策に活かす“資産”へと転換する視点を紹介します。
データの入力と活用のギャップが起こる原因
多くの企業では、次のような理由で「せっかく入力された情報」が活かされていません。
-
入力フォーマットがバラバラで集計が困難
-
手書き→入力→PDFと工程が複雑で二重作業に陥っている
-
入力後のデータがどこにあるか分からず活用できない
-
データがエクセルや紙に閉じており、集計・分析ができない
つまり、文字入力とデータ分析の間に「構造的な断絶」があるのです。
入力を“整える”だけで、データは活きる
実は、入力内容を最初から「活用前提」で設計するだけで、情報の価値は一気に高まります。
例えばアンケートの自由記述欄を、選択式・定型語句付きに変更するだけで、集計やクロス分析がしやすくなります。日報に記録する業務内容をカテゴリー分けすれば、忙しい時間帯や人員配置の分析にそのまま使えます。
ポイントは、入力する人の負担を増やさず、活用側が使いやすい形式に整えることです。
「入力」→「整備」→「活用」までの流れを仕組みにする
情報資産としてデータを活用するためには、以下の流れを業務に組み込む必要があります。
-
入力：誰が見ても分かるルールで、ミスなく記録する（例：日付や名前の表記統一）
-
整備：必要な項目に絞って抽出・加工できる状態にする（例：CSV形式への変換）
-
活用：経営判断や営業リストとして利用する（例：未フォロー顧客の抽出）
これを一貫した業務プロセスとして設計することで、データが「活きた情報」として再利用されやすくなります。
入力された情報を活かせる具体的なシーン
文字入力されたデータが実際に役立つのは、以下のような場面です。
-
名簿データをもとに、定期DMやフォローコールを実施
-
アンケート結果をもとに、商品改善やサービス導線を再設計
-
日報を集計して、混雑時間帯や人員配置の見直し
-
イベント来場者の傾向から、次回ターゲット層を特定
すべては「まず正しく入力されていること」が前提です。
BPOを活用すれば、情報活用のスピードが変わる
もし社内で十分な入力体制がない場合や、入力が属人化している場合は、外部の入力代行（BPO）を活用することも一つの選択肢です。
入力と同時にデータ整備やリスト化まで依頼すれば、すぐに分析・施策に活かせる情報として返ってきます。特にアンケートや調査票、紙ベースの情報を扱う業種では、「BPOによる入力＋加工」によって、情報活用のスピードと品質が劇的に向上するケースが少なくありません。
おわりに
入力作業を「作業」と捉えてしまうと、そこに投じた時間はコストでしかありません。ですが、そこから得られる情報を活用すれば、それは「資産」に変わります。
データ活用というと、難しい統計分析やBIツールの導入を思い浮かべがちですが、第一歩はもっとシンプルです。
文字入力の精度と形式を見直すこと。そして、情報を再利用できる構造をつくること。
この基本を押さえれば、どんな企業でも情報資産を活かした改善や成長が可能になります。ぜひ、自社の文字入力業務を見直し、次の一手に繋げてください。
【これまで３５０社以上への正確な納品実績！パソコン業務・オフィス事務の業務代行を実施！アウトソーシングサービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などを使った単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・販促作業・軽作業などを社内スタッフが行うと、御社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務・オフィス軽作業の業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
ビーアウトでは、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを低価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。ビーアウトの業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるコンテンツ作成・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイトを検索して企業情報の営業リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」「メールでのDM送信」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・iPad・コピー機・スキャン機器などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
もっと言うと、その単純事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコスト・リスクを考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だとよく伺います。
その中で、何とか企業様が抱える問題を解消する方法はないかと考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・ホームページ記事作成・SNS投稿・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コスト＆スピーディー＆正確」に実現できます。
単純なパソコン事務作業やオフィス軽作業の外注代行サービスをお考えなら、ぜひ一度弊社にお問合せ・ご相談ください。
会社概要
