アナログ資料のテキスト化ってどれくらいの時間が掛かる？文字数や資料の種類などで比較します！

2023/10/16

資料をテキストデータ化して共有しやすくするためには、それなりの時間が必要です。どのくらいの時間が必要なのかは、テキスト化の方法によっても違いますが、文字数や件数が多いと当然時間が掛かります。

今回は資料をテキストデータ化する際の必要時間をご紹介していきます。

資料をテキストデータ化する際に時間を左右する項目とは？

まずは資料をテキストデータ化する際、時間を左右する項目をご紹介していきます。

データ化の方法

資料をテキストデータ化する際、主に考えられる方法は

  • 自社で内製して作業する
  • 外注する

の2つです。

内製作業の場合は事前に業務工程をスケジュール化して完了予定日などを決めていきます。ここがスムーズにいかないと無駄な時間を消費してしまうので注意が必要です。ちなみに1から手作業で行うよりも、OCR等を使って一部工程を省略したほうが作業時間短縮にちな画ります。

外注する場合は、依頼内容通りに業者がスケジューリングをしてくれるので安心です。その代わりきっちり希望納期通りに作業が完了しない可能性があることも考えて、すり合わせを事前によく行う必要性があります。オプション等を活用すれば料金は増えますが、短納期で納品されます。

作業人数

作業人数は資料のテキストデータ化の作業時間に直結する項目です。簡単な話作業人数が2倍になれば、終了時間も2分の1に短縮されるでしょう。

内製の場合は作業量に見合った人数を確保できるかをまず考え、余裕があればすぐ終わるような人数を用意しましょう。また外注の場合はどのくらいの人数が作業に当たるのかを事前に確認しておくと安心です。

文字数・件数・種類

当然文字数が多いほど作業時間が掛かります。それにデータ化が必要な資料の数が多いと作業時間はかなり必要です。

さらに手書きの書類が多いようであると判別やツール認識などが通常文字より難しくなるため、より時間が掛かる点を頭へ入れておいてください。

資料のテキストデータ化に掛かる時間目安とは

以下は資料のテキストデータ化で発生する時間の目安です。

  • 活字、10万文字：6営業日
  • 活字、20万文字：9営業日
  • 手書き、10万文字：10営業日
  • 手書き、20万文字：15営業日

※ビーアウトの文字入力代行を参考に記載

同じ文字数で対応する文字の種類を比較すると（活字と手書き）、文字の種類によって必要な営業日が1.5倍以上違うのが分かります。

資料のテキストデータ化作業の際は、文字の種類が活字と手書きどちらが多いのか確認して、どのくらい時間が発生するか見積もってみましょう。

まとめ

今回は資料のテキストデータ化において発生する作業時間をご紹介してきました。

データ化する方法や作業人数、文字量や書類量、文字種類などによって時間は変動します。手書き文字が多いとツール認識も難しくなるため、対応ができない場合は外注したほうが安心です。

ぜひ自分に合った方法で、適切な作業時間を確保して資料をテキストデータ化してみてください。

 

【オフィス・事務業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】

パソコン・タブレット・複写機等を使った単純な事務作業や軽作業を社内スタッフが行うと、コストと時間が無駄になります！

弊社「ビ―アウト」のクライアント様は大手企業から中小企業まで幅広く、東証上場企業様を含む３００社以上からのご依頼実績と豊富な経験があり、作業の正確さやスピードで大きな信頼を頂いています。プライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、データ等の取扱いは慎重に実施しています。また、確実性やスピード力に比して低価格にてご提供しており、多くのクライアント様にご満足頂いています。主なBPO代行サービス内容は、「企業から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ネット通販に関わる商品データ作成」「名刺やアンケート等のデータ化」「契約書や領収書など書類を複写機を使ってスキャニング」「WEBサイトを検索しながらの企業情報リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」など様々です。

社内スタッフがパソコン・タブレット・複写機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」で捉えていらっしゃるかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に対して掛かっています。もっと言うと、その単純作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かっている精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えない部分を考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だという話をよく耳にします。

そういった中で、会社が抱える問題を解消する方法はないかと考え、単純作業を低コストで代行するサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも、低コスト＆スピーディーに実現できます。単純事務作業や軽作業の外注代行サービスをお考えなら、ぜひ一度弊社にご相談ください。

https://b-outsource.com/