皆さんの会社で使う資料を電子化するスキャニング作業は、単純ではありますが手作業でやると時間がかかります。「重要な業務にもっと時間を割きたいが、スキャニングの時間が以外に掛かっていてもったいない」と思っている方は、スキャニングを外注するとコスト削減にもつながりよい効果が得られるでしょう。
スキャニング外注代行業者を選ぶときは、事前に注意しておきたいポイントを知っておくとよい業者を選びやすくなります。今回はスキャニング作業の外注を検討している方向けに、代行業者選定の際役立つポイントを3つご紹介していきます。
目次
面倒なスキャニング作業は、外注して楽になろう！
スキャニングを自社で行うと、
- 時給換算で従業員に払っている賃金よりも高いコストがかかる
- 従業員が本来時間を割くべき業務に集中できなくなる
- スキャニング作業のプロセスが面倒でミスが発生してしまう
といった課題が出てきます。
スキャニング作業代行業者に外注を行うと、次のようなメリットを得られます。
- 外注費がかかるが、総合的に見ると従業員に任せるよりコストが浮く
- 従業員がコア業務に集中できるようになり、生産効率が上がる
- スキャニング作業をプロが行ってくれるので、作業にミスがなくなる
スキャニングに関して課題を感じている場合は、ぜひスキャニング代行業者への依頼を検討してみてください。
その会社、信頼できますか？スキャニング外注業者を選ぶ3つのポイント
スキャニング外注業者を選ぶときは、次のポイントを確認しておけば安心できます。
料金体系がしっかりしているか
スキャニング外注業者を選ぶときは料金体系を確認しましょう。単に導入コストが安い高いだけでなく、提供されるサービス内容に応じて納得のゆく料金が設定されているか判断できるようになるほうが重要です。
実際の料金は
- 用紙の大きさ
- スキャンする際の解像度
- 白黒かグレースケール・カラーか
- ADFやフラットヘッドなど、どのスキャン方法を使用するか
- スキャニングする書類の種類
などによって決定します。
ちなみに弊社ではOCRなしの通常スキャン、ADF使用において、「200dpiの白黒スキャン：1枚当たり3円」から料金設定をさせていただいております。
サービス内容が充実しているか
単にスキャニングの代行だけでなく、「スキャニングしてもらった資料をさらに書き直してほしい」といった希望も発生するかもしれません。複数の作業を外注したいときはバラバラに依頼するのではなく、一本にまとめて依頼ができると便利です。
弊社では
- 画像切り抜き
- 資料のテキスト化
- 名簿のデータ化
といったスキャニング以外の作業代行も行っているので、複数の軽作業を同時にご依頼していただけます。
セキュリティ対策がしっかりしているか
スキャニング代行においては社内情報を外部業者へ預けます。ですから業者側のセキュリティ対策がしっかりしていないと、外部への情報流出など自社の信頼性を落としてしまうトラブルが起きてしまう危険性もあります。
セキュリティ対策がしっかりしているかどうかを見極めるには、
- プライバシーマークやISO9001などの認定を受けているか
- 作業スタッフに文書情報管理士がいるか
- 信頼性が特に求められる大企業との取引実績があるか
といった点を確認しておきましょう。
弊社は「プライバシーマーク」を取得済みなので、お客様から預かったデータを適切に取り扱わさせていただきます。また大企業様との取引実績も豊富です。
まとめ
今回はスキャニング外注業者を選ぶ際に、ポイントとなる点を3つご紹介してきました。
スキャニングを代行すると、作業効率化やコスト削減などの点でメリットがあります。料金体系やサービス内容、セキュリティなどを確認して最適な業者を選んでみてください。
【プライバシーマーク取得！３５０社以上からのご依頼と納品実績！安くて正確で安心できる！パソコン業務・オフィス事務・軽作業などの業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用した、単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業などを社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
