目次
電子化したのに「探せない」「使えない」データが増えていませんか？
紙の書類をせっかくスキャンしたのに、共有フォルダーの中には「スキャン_001.pdf」「新しいフォルダー（3）」といった名前のファイルが散らばっている。そんな状態になっていないでしょうか。電子化の後の文書管理を決めないまま作業を進めると、紙のキャビネットがパソコンの中に移っただけで、書類を探す手間はほとんど減りません。
むしろ、紙よりも状況が悪くなることさえあります。紙であれば、キャビネットの場所や背表紙を見れば大まかな見当がつきました。電子データは目に見えないため、誰がどこに保存したのか分からなくなると、存在しているのに見つからない「迷子のファイル」になってしまいます。同じ書類が何人ものパソコンに重複して保存され、どれが最新か分からなくなることもあります。
この記事では、スキャンしたデータを経営に役立つ資産として活かすために、ファイル命名ルールとフォルダー設計、システムの選び方、OCRによる検索性の向上、アクセス権限の設定、保存期間の管理までを順に解説します。読み終えるころには、自社の電子データの扱い方で何から決めればよいかが分かるはずです。
文書管理の土台になるファイル命名ルールとフォルダー設計をご存知ですか？
文書管理の土台は、ファイル名と保存場所のルールです。どれだけ高機能なシステムを入れても、この二つが決まっていなければ、データは整理されません。
ファイル命名ルールは、「日付_取引先_書類の種類_金額」のように、要素と順番を決めておくのが基本です。たとえば「20261015_山田商事_請求書_55000.pdf」とすれば、ファイル名を見ただけで中身が分かります。日付を先頭に置き、年月日を8桁の数字で書けば、名前順に並べるだけで時系列に整理されます。電子帳簿保存法の検索要件である取引年月日、取引先、金額をファイル名に含めておけば、法令への対応にも役立ちます。
フォルダー設計では、階層を深くしすぎないことが大切です。「年度」→「書類の種類」→「月」のように、3階層程度に抑えるのが目安です。階層が深くなるほど、保存する人によって置き場所の判断が分かれ、結局どこに何があるか分からなくなります。
ルールは、文書にして社内で共有し、例外を作らないことが重要です。「急いでいたのでとりあえずデスクトップに保存した」という一件の例外が、やがて大量の迷子ファイルを生みます。新しく入った社員にも、最初に教える業務ルールの一つとして位置づけておきましょう。
よくある失敗が、部署ごとに独自のルールが生まれてしまうことです。経理は「取引先_日付」、総務は「日付_件名」と順番が違うだけで、部署をまたいで書類を探すときに混乱が起きます。命名ルールとフォルダー設計は、部署の判断に任せず、会社として一つに決めることが大切です。ルールを決める際には、実際に書類を探す立場の人の意見を聞き、「どの順番で並んでいれば探しやすいか」を基準に考えると、現場に定着しやすくなります。
契約書のように、修正を重ねて何度も作り直される書類では、版の管理もルールに含めておきます。ファイル名の末尾に「_v2」「_最終」などを付ける運用はよく見られますが、「最終」のあとに「最終2」が生まれるのもよくある話です。版の番号を数字で付ける、締結済みのものだけを別のフォルダーに移す、といった決まりを作っておけば、古い版を誤って使ってしまうリスクを減らせます。文書管理システムの中には、版の履歴を自動で残してくれるものもあります。
文書管理システム・クラウドストレージの選び方について
データの保存先には、社内のファイルサーバー、クラウドストレージ、文書管理システムといった選択肢があります。どれを選ぶかは、書類の量と、どこまで管理を自動化したいかで決まります。
クラウドストレージは、インターネットを通じてデータを保存するサービスです。初期費用が少なく、社外からでもアクセスできるため、テレワークや複数の拠点がある企業に向いています。一方で、ファイルの検索や保存期間の管理といった機能は、サービスによって差があります。
文書管理システムは、書類の登録、検索、承認、保存期間の管理などを一体で行う専用のシステムです。取引先や金額といった情報を項目として登録でき、条件を組み合わせて検索できます。電子帳簿保存法に対応した製品であれば、タイムスタンプや訂正削除の履歴といった要件にもまとめて対応できます。
選ぶときに確認したいのは、次のような点です。
- 取引先、日付、金額など、自社が使いたい条件で検索できるか
- 社員や部署ごとに、閲覧や編集の権限を細かく設定できるか
- 保存期間を設定し、期限が来た書類を知らせる機能があるか
- 現在使っている会計ソフトや経費精算システムと連携できるか
高機能なシステムほど費用も上がります。月に数十件の書類しか扱わない企業が大がかりなシステムを入れても、使いこなせずに終わりがちです。まずはクラウドストレージと命名ルールで運用を始め、書類が増えてきた段階で文書管理システムに移る、という段階的な考え方も有効です。
導入を決める前には、無料の試用期間などを使って、実際の書類で操作感を確かめておきましょう。登録や検索の手順が複雑だと、現場の社員は使わなくなり、結局は以前の共有フォルダーに戻ってしまいます。文書管理の仕組みは、毎日使う人が迷わず使えることが、何よりの条件です。
検索性を高めるOCRテキストとメタデータの活用をご存知ですか？
スキャンした書類は、そのままでは文字の情報を持たない「画像」です。そこでOCRを使って文字を読み取り、テキストのデータを持たせておくと、書類の中身の言葉で検索できるようになります。「この契約書のどこかに書いてあったはず」という曖昧な記憶からでも、キーワードで書類を探し出せるのは大きな利点です。
OCRの読み取り精度は、元の画像の画質に大きく左右されます。解像度が低い、文字がかすれている、といったデータでは、誤った文字に置き換わってしまいます。スキャン時の解像度や原稿の扱い方については、本シリーズの別記事で詳しく解説していますので、あわせて参考にしてください。
検索性をさらに高めるのが、メタデータの活用です。メタデータとは、ファイルそのものに付ける「取引先」「書類の種類」「担当部署」といった付加情報のことです。文書管理システムでは、これらを項目として登録しておくことで、「昨年度の、A社との、契約書」のように条件を組み合わせて絞り込めます。
ただし、メタデータの入力を担当者の手作業に頼りすぎると、入力漏れや表記の揺れが起こります。「株式会社」の有無や、全角と半角の違いだけで検索に引っかからなくなることもあります。入力項目は必要最小限に絞り、選択式にできる項目は選択式にするなど、入力する人の負担と間違いを減らす工夫が欠かせません。
最近では、AIを活用したOCRによって、請求書の取引先名や金額、日付といった項目を自動で読み取り、メタデータとして登録できるサービスも増えています。手入力の手間を大きく減らせる一方で、読み取り結果が必ず正しいとは限りません。金額などの重要な項目は、人が確認する工程を残しておくことが、文書管理の信頼性を保つうえで大切です。
アクセス権限と共有ルールで情報漏えいを防ぎましょう！
電子化された書類は、紙と比べてはるかに簡単にコピーし、持ち出せてしまいます。契約書、給与に関する書類、取引先の個人情報など、社外に出てはいけない情報も多く含まれます。文書管理において、情報漏えい対策は後回しにできないテーマです。
基本になるのは、アクセス権限の設定です。全社員がすべての書類を見られる状態は、便利なようでいて大きなリスクを抱えています。経理の書類は経理部門と役員だけ、人事の書類は人事担当だけというように、業務に必要な範囲に閲覧と編集の権限を絞ります。退職者や異動者のアカウントや権限を速やかに見直すことも、忘れてはならない点です。
共有のルールも決めておきます。社外の人とファイルを共有するときは、リンクに有効期限やパスワードを設定する。個人のメールアドレスや、会社が認めていないサービスにファイルを転送しない。こうしたルールを明文化し、定期的に周知することで、うっかりミスによる漏えいを防げます。
あわせて、誰がいつどの書類を見たか、変更したかという記録が残る仕組みにしておくと安心です。万一問題が起きたときに原因をたどれるだけでなく、記録が残ること自体が不正の抑止になります。
情報を守るという意味では、データを失わないための備えも欠かせません。原本を廃棄した後に、サーバーの故障や誤操作、ウイルスの被害でデータが消えてしまえば、紙の時代よりも深刻な事態になります。保存先とは別の場所に定期的にバックアップを取る、クラウドストレージの復元機能を確認しておくなど、文書管理の仕組みには「消えたときにどう戻すか」まで含めて考えておく必要があります。
法定保存期間の管理と廃棄の自動化を知っていますか？
書類には、法律で定められた保存期間があります。たとえば、法人税法では帳簿や取引関係の書類を原則7年間（欠損金を繰り越す場合は10年間）、会社法では会計帳簿などを10年間保存することが求められています。このほか、労務関係や契約関係の書類にも、それぞれ保存期間の定めがあります。
電子データは場所を取らないため、つい「全部とっておけばよい」と考えがちです。しかし、保存期間を過ぎた不要なデータを抱え続けることは、ストレージの費用がかさむだけでなく、情報漏えいのリスクを不必要に高めることにもなります。個人情報を含む書類は特に、必要がなくなった時点で適切に廃棄することが望まれます。保存期間を意識せずに溜め込んだデータは、いざ整理しようとしたときに、どれを消してよいのか誰にも判断できない状態になりがちです。
そこで、書類の種類ごとに保存期間を一覧にし、保存するときに期限を設定しておく運用をおすすめします。文書管理システムの多くは、保存期間が過ぎた書類を自動で抽出し、担当者に知らせる機能を備えています。年に一度、廃棄対象の一覧を確認し、責任者の承認を得てから削除するという流れを決めておけば、うっかり必要な書類を消してしまう心配もありません。
保存期間の管理は、紙と電子の二重保管を解消するきっかけにもなります。電子化したにもかかわらず、「念のため」と紙の原本も倉庫に残し続けている企業は少なくありません。どの書類を電子データだけで保存し、どの書類は原本も残すのかをはっきり決めておけば、保管の手間と費用を本当の意味で減らせます。
まとめ：スキャンの価値は「その後の文書管理」で決まる
紙の書類をスキャンすること自体は、電子化のスタートにすぎません。データを必要なときに探し出し、安全に共有し、期限が来たら適切に廃棄する。この一連の文書管理が整ってはじめて、電子化は経営に役立つ仕組みになります。
そのために必要なのは、ファイル命名ルールとフォルダー設計という土台、自社の規模に合ったシステムの選択、OCRとメタデータによる検索性の向上、アクセス権限による情報の保護、そして保存期間の管理です。どれも一度決めてしまえば、あとは日々の運用で回していける仕組みです。
まずは、自社の共有フォルダーを開いて、ファイル名がどれくらいばらばらになっているかを確認してみてください。その状態が、文書管理の見直しに取り組むべきかどうかを教えてくれます。
次の記事では、スキャンから文書管理の準備までをまとめて外部に任せる、スキャン代行の選び方を解説します。社内のリソースだけでは手が回らないと感じている方は、ぜひ続けてお読みください。御社の電子データは、必要なときに誰でもすぐに探し出せる状態になっているでしょうか。
【プライバシーマーク取得！３５０社以上からのご依頼と実績！安くて正確で安心！パソコン業務・オフィス事務・軽作業の業務代行を実施！事務系業務代行サービス「ビーアウト」のご紹介】
パソコン・タブレット・複合機・スキャニング機などを活用！単純なデータ入力・リスト作成・メールDM送信・スキャン・販促に関わる作業や軽作業を社内スタッフが行うと、自社にのし掛かるコストと時間が無駄になります！
パソコン業務（エクセル・ワード・パワーポイント等を活用したデータ入力業務）・オフィス軽作業（スキャニングやDM発送などのオフィス業務）のBPO業務代行サービス「ビ―アウト」の顧客企業は、大手企業から中小企業まで幅広く、東証一部上場企業様を含む３５０社以上からのご依頼実績と大量の業務をこなしてきた経験があります。特に、パソコン・タブレット・コピー機・スキャニング機器などでの作業の正確さやスピードでは、クライアント様から大きな信頼を頂いています。また、弊社ではプライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、情報データ等の取扱いは慎重に実施しています。
BPO業務代行サービス「ビーアウト」では、事務作業の確実性やスピード力に比して代行サービスを相場より安い価格でご提供しており、これまでご満足頂いてきました。「ビーアウト」の業務代行サービス内容は、「企業や店舗から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ホームページのSEO対策に関わるグーグルマイビジネス更新・ブログ作成」「名刺・文字・アンケート等のデータ化」「契約書や領収書などの書類のスキャニング」「WEBサイト検索からの企業情報の営業リスト作成代行」「メールでのDM送信」「ホームページのブログ作成代行」「郵送ダイレクトメール（DM）の印刷・封入・発送」「住宅の間取りデータ作成」など様々です。
もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
その中で、何とか企業様が抱える課題を解消するソリューションを考え、名刺データ入力・文字データ入力・スキャニング・営業リスト作成・メールDM送信・ホームページ記事作成・SNS投稿・住宅間取り作成・DM印刷封入発送・オフィス軽作業などの単純作業を低コストで代行する事務代行アウトソーシングサービス「ビーアウト」を展開しています。弊社にご依頼頂くことで、大量の単純事務作業をアウトソーシング（外注化）でき、しかも「低コストでスピーディーで正確に」実現できます。
単純な事務作業やオフィス内軽作業などの外注業者をお探しなら、ぜひBPO業務代行サービス「ビーアウト」へ一度お問合せ・ご相談ください。
