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紙の領収書・請求書の保管に、場所とコストをかなり掛けていませんか？
毎月届く請求書、社員が立て替えた経費の領収書、取引先と交わした契約書。これらを紙のままファイルに綴じ、7年分を倉庫やキャビネットで保管している企業は今も少なくありません。電子帳簿保存法の「スキャナ保存」を使えば、こうした紙の書類を一定の要件のもとで電子データに置き換え、原本を手放すことができます。
ところが現場では、「スキャナ保存は手続きが難しそう」「要件を満たせなかったら税務調査で困る」といった不安から、制度の活用が後回しにされがちです。その結果、紙の保管と電子化の作業が二重に発生し、かえって手間が増えているケースも見られます。
この記事では、スキャナ保存の仕組みと主な要件、電子取引データ保存との違い、そして導入前に整えるべき社内体制を、経営の視点から整理します。最後まで読めば、自社でスキャナ保存に取り組むべきか、何から手を付ければよいかが判断できるはずです。
スキャナ保存とは何か？電子帳簿保存法における位置づけ
電子帳簿保存法は、税務上保存が義務付けられている帳簿や書類を、一定の要件のもとで電子データとして保存することを認める法律です。この法律の中には、大きく分けて三つの制度があります。会計ソフトで作った帳簿をデータのまま保存する「電子帳簿等保存」、紙で受け取った書類をスキャンして保存する「スキャナ保存」、そしてメールやWebで受け取った取引情報をデータのまま保存する「電子取引データ保存」です。
このうちスキャナ保存の対象になるのは、取引先から受け取ったり、自社が発行した控えとして持っていたりする、紙の取引関係書類です。具体的には、契約書、領収書、請求書、納品書、見積書、注文書などが該当します。一方で、帳簿そのものや、貸借対照表・損益計算書といった決算関係書類は対象外です。
対象となる書類は、さらに「重要書類」と「一般書類」に分けられます。契約書、領収書、請求書、納品書のように、お金や物の流れに直接かかわるものが重要書類です。見積書や注文書、検収書のように、それ以外のものが一般書類にあたります。この区分によって画質や入力期間の要件が一部異なるため、自社の書類がどちらに当たるかを最初に整理しておくと、後の運用がぐっと楽になります。
スキャナ保存は、利用するかどうかを企業が選べる任意の制度です。以前は税務署長の事前承認が必要でしたが、2022年1月の改正で承認制度は廃止され、要件を満たせばすぐに始められるようになりました。紙の書類を減らしたい企業にとって、ペーパーレス化の入り口として使いやすい制度になっています。
電子取引データ保存との違いと、混同しやすいポイントとは？
スキャナ保存と最も混同されやすいのが、電子取引データ保存です。両者の違いは「最初に受け取った形が紙か、データか」という一点にあります。紙で受け取った請求書をスキャンして保存するのがスキャナ保存、PDFの請求書をメールで受け取り、そのデータを保存するのが電子取引データ保存です。
両者の大きな違いは、義務かどうかです。電子取引データ保存は、2024年1月からすべての事業者に義務付けられました。メールで受け取ったPDFの請求書を印刷して紙で保存するだけでは、原則として認められません。これに対し、スキャナ保存は先ほど述べたとおり任意の制度で、紙のまま保存し続けることも認められています。
現場で起きやすいのは、メールで届いたPDFをいったん印刷し、それをまたスキャンして保存するという二度手間です。これは電子取引データ保存の考え方から外れるうえ、経理業務の時間も無駄になります。紙で届いたものはスキャナ保存、データで届いたものはそのまま電子取引データ保存、と入口で振り分けるルールを決めておくことが、文書電子化を混乱なく進める第一歩です。
実務では、取引先ごとに請求書の届き方を一覧にしておくと便利です。A社は郵送、B社はメール添付、C社は取引先のWebサービスからダウンロード、といった具合に整理すれば、どの書類をスキャナ保存の対象にし、どれを電子取引データとして保存するかが一目でわかります。取引先に紙からPDFへの切り替えをお願いし、そもそもスキャンが要らない状態を増やしていくのも、有効な方法です。
なお、スキャン時の解像度やカラー設定の具体的な考え方は、本シリーズの別記事で、原稿の種類ごとに詳しく解説しています。あわせて読むと、要件を満たす画質の作り方がより具体的にイメージできます。
スキャナ保存の主な要件とは？（解像度・タイムスタンプ・検索要件）
スキャナ保存を行うには、電子データが原本と同じ証拠力を持つよう、いくつかの要件を満たす必要があります。経営者や管理者が押さえておきたい主なものは次のとおりです。
- 入力期間：書類を受け取ってからおおむね7営業日以内にスキャンする（社内規程を定めれば、業務の処理サイクルに合わせて最長2か月とおおむね7営業日以内まで延ばせる）
- 画質：解像度200dpi以上、カラー（赤・緑・青それぞれ256階調以上）で読み取る。重要度が低い一般書類はグレースケールでもよい
- タイムスタンプ：入力期間内にタイムスタンプを付ける。ただし、訂正や削除の履歴が残るシステムを使い、期間内に保存したことが確認できれば不要
- 検索機能：取引年月日、取引金額、取引先で検索できるようにする
このほか、訂正・削除の履歴が残ること、ディスプレイやプリンターで鮮明に表示・出力できること、システムの説明書を備え付けることなども求められます。重要な書類については、帳簿との関連性を確認できるようにしておく必要もあります。
要件は年々緩和されており、2024年1月の改正では、解像度などの情報の保存や、入力した人の情報の確認が不要になりました。ただし、細かな条件は改正のたびに変わるため、導入時には国税庁の一問一答などで最新の内容を確認してください。スキャナ保存に対応した会計ソフトや文書管理サービスを使えば、タイムスタンプや検索機能の要件は、システム側でまとめて満たせることがほとんどです。
読み取りに使う機器は、必ずしも高価なスキャナである必要はありません。要件を満たす画質で読み取れれば、複合機はもちろん、スマートフォンやデジタルカメラでの撮影も認められています。出張先で受け取った領収書を、社員がその場でスマートフォンで撮影して経費精算システムに登録する。こうした運用にすれば、入力期間を守りやすくなり、経理部門に紙が集まるのを待つ必要もなくなります。
原本を廃棄すると何が変わるのか？保管コストと業務スピードへの効果
スキャナ保存の要件を満たして電子データを保存すれば、スキャン後の紙の原本は廃棄できます。2022年の改正で、定期的な検査のために原本を残しておく必要もなくなりました。ここに、この制度の最も大きな経営上の意味があります。
まず、保管コストが下がります。法人の帳簿書類の保存期間は原則7年、欠損金を繰り越す場合は10年です。毎月数百枚の領収書や請求書が発生する企業であれば、キャビネット数台分、場合によっては外部倉庫の契約が必要になります。紙が減れば、オフィスの床面積を本来の業務に使えるようになり、倉庫代や保管箱の費用も削れます。
簡単な試算をしてみましょう。たとえば、ある企業で書類の保管にキャビネット10台分、約3坪のスペースを使っているとします。賃料が坪あたり月1万円なら、それだけで月3万円、年間36万円を「紙を置くため」に払っている計算です。これに、書類を綴じる、箱に詰める、年度ごとに入れ替えるといった作業時間を加えると、保管コストの実態は見た目以上に大きくなります。スキャナ保存に切り替えれば、この費用の多くを毎年削減し続けることができます。
次に、業務スピードが上がります。電子化された書類は、取引先名や金額で数秒のうちに探し出せます。税務調査や監査で過去の請求書を求められたとき、倉庫の箱を開けて一枚ずつ探す作業はなくなります。経理担当者が出社しなくても書類を確認できるため、テレワークや月次決算の早期化にもつながります。支店や営業所で受け取った書類を本社へ郵送する手間と、その間の待ち時間もなくなります。
さらに、災害や紛失への備えになります。紙の原本しかない状態では、火災や水害で書類を失えば取り戻せません。電子データをクラウドなどに保存しておけば、事業継続の面でもリスクを抑えられます。
ただし、電子データを保存しただけでは、こうした効果は十分に出ません。ファイル名の付け方や保存場所のルールがばらばらだと、結局「探せないデータ」が増えるだけです。スキャン後のデータを使える状態に保つ文書管理の方法は、次の記事で詳しく取り上げます。
導入前に整えるべき社内規程と運用体制とは？
スキャナ保存を始めるにあたって、最初に整えたいのが社内規程です。入力期間を業務の処理サイクルに合わせて延ばす場合には、事務処理規程を定めることが条件になります。国税庁がサンプルを公開しているので、それを自社の業務に合わせて書き換えるのが近道です。
規程と同じくらい大切なのが、誰が、いつ、どの書類をスキャンするかという運用の設計です。領収書は社員が受け取った当日にスマートフォンで撮影する、請求書は経理が週に一度まとめてスキャンする、といった具合に、書類の種類ごとに流れを決めておきます。流れが曖昧なままだと、入力期間を過ぎてしまう書類が出てきます。
もう一つ見落とされがちなのが、原本を廃棄するタイミングと確認の手順です。スキャンしたデータが要件を満たしているかを確認する前に原本を捨ててしまうと、画質が不十分だった場合に取り返しがつきません。データの確認を終えてから廃棄する、という順番を社内規程に明記しておくと安心です。
いきなり全社、全書類で始める必要はありません。まずは件数が多く、流れが決まっている経費精算の領収書だけを対象にし、3か月ほど運用して問題点を洗い出す。そのうえで請求書、契約書と対象を広げていくほうが、現場の混乱を抑えられます。小さく始めて成果を数字で示せば、経理部門以外の社員の協力も得やすくなります。
また、過去に溜まった大量の紙の書類をどうするかも、あらかじめ決めておきたい点です。日々発生する書類のスキャンは社内で回せても、何年分も積み上がった書類を一度に電子化するのは、通常業務と並行しては難しいものです。過去分は外部に任せ、新しく届く書類だけを社内で処理する、という分け方も現実的な選択肢になります。
なお、要件を満たさない保存や、データを改ざんした場合には、税務上のペナルティが重くなることがあります。スキャナ保存のデータに関して隠ぺいや仮装があった場合、重加算税が通常より10%加算される仕組みも設けられています。制度のメリットを受ける以上、ルールを守る体制づくりは欠かせません。
まとめ：スキャナ保存は「経理の作業」ではなく「経営の仕組み」なのです
スキャナ保存は、紙の領収書や請求書を電子データに置き換え、原本の保管から会社を解放する制度です。保管コストの削減、書類を探す時間の短縮、テレワークや災害への備えなど、その効果は経理部門だけでなく、会社全体の生産性に及びます。
一方で、入力期間や画質、タイムスタンプ、検索機能といった要件を満たし続けるには、社内規程と運用体制の整備が欠かせません。だからこそスキャナ保存は、経理担当者に任せきりにする作業ではなく、経営者が方針を決めて仕組みとして導入すべきテーマだといえます。
まずは自社で毎月どれくらいの紙の書類が発生し、どこに、何年分保管されているかを把握するところから始めてみてください。その数字が、スキャナ保存に取り組む価値を判断する材料になります。
次の記事では、スキャンの品質を左右する解像度の設定と、感熱紙や図面など原稿の種類ごとの注意点を解説します。要件を満たす画質を現場でどう確保するか、具体的な手順を知りたい方はぜひ続けてお読みください。御社では、紙の書類の保管に年間どれくらいの費用と時間をかけているでしょうか。
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