会計分野・経理分野などでは、日々伝票を文字入力してデータ化しておく作業が発生します。経理伝票の適正な管理は経営分析の効率化などでも重要ですが、実際には手書きの部分も多く精密な作業を行うと時間が掛かります。

そこで、今回は経理伝票を文字入力してデータ化する意義や、社内で実施するのは面倒な場合どうすれば手間が掛からないのかなどを解説していきます。

伝票とは？データ化するとどんなメリットがある

伝票とは各事業で発生する取引書類の総称です。事例を挙げると

• 注文書
• 納品書
• 申込書

といったあらゆる取引で発生した書類が含まれます。

こういった伝票書類をデータ化して保管することで、次のようなメリットが得られます。

管理が簡単になる

伝票の種類が多い場合、種類ごとにジャンル分けしながら管理する必要があります。書類の種類・数が多いと仕訳して整理する作業が大変になります。それだけでなく保管スペースもある程度の大きさが必要なので、コストも発生するのがデメリットです。

そこで伝票をデータ化して保管するようにすると、今までよりも簡単にPC・スマートフォン上で仕訳をして整理ができるようになります。また不必要な分はゴミに出すことで保管スペースも削減可能です。

ただし一部書類は法律で紙での管理が義務付けられている場合があります。

検索・照合などの活用がしやすくなる

伝票を紙だけで保管していると、必要になった際取り出すのが面倒です。すぐに取り出せないと無駄な時間が掛かりますし、誤った情報を記録してしまう可能性もあります。

そこでデータ化してすぐ検索・照合ができるようにすると、スピーディーに確認・活用ができるので負担が減ります。また日時などを正確に記録しておくことで、照合時に日時がずれた別の書類を使ってしまうといったミスも減少するでしょう。

分析に活用できる

伝票には事業において発生したコストや収益などの情報が掲載されています。適切に扱うことで分析にも活用可能であり、現在の経営状況を確認して目標が達成できているか確認することもできます。

そのためにはデータ化して、分析効率を上昇させておく必要があるのがポイントです。

どうしても伝票の文字入力が面倒、という場合はビーアウトにご依頼を！

伝票をデータ化して管理できるとメリットが多いですが、手作業で入力すると負担が掛かるのも問題です。データ化すべき書類の種類や数が多い際は、ビーアウトに依頼をしてみてください。

ビーアウトでは伝票といった文字入力だけでなく、スキャニングや価格調査といった各種作業の代行を承っております。気になる方はぜひ弊社へご連絡ください。

まとめ

今回は伝票を文字入力してデータ化する意義や、面倒な場合はどうすれば手間が掛からないのかなどを解説してきました。

伝票には経営状況を把握する情報まで記録されているので、すぐ取り出して分析に使えるようにしておくと安心です。ただし手作業でデータ化するのは面倒なので、気になる方はアウトソーシングを行って作業負担を減少できる仕様にしておいてください。

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