スキャニング作業は意外と書類の量や分別する種類が多かったりすると面倒です。そこで、外部代行業者へ依頼をして作業負担を減らす事例が多いのですが、依頼するときはコストがどういう風に掛かっているのか理解して、きちんとした価格で依頼ができるスキャニング代行業者を探す必要があります。

そこで今回は、スキャニング代行サービスの費用がどこで決定しているのか、その具体的な内訳をご紹介していきます。

スキャニング費用を決める項目とは？

スキャニング代行費用は、次のような項目で決まっています。

読み取り機器

自動で読み取るADFを使うとコストが安く済みます。ただしフラットベッドで手作業が読み取り時に必要な場合はコストが増えるので注意しましょう。

読み取り方式

モノクロ印刷よりも当然カラー印刷といった色あり印刷を行うとコストが増加します。またOCRスキャン対応で文字を抜き取る際は、そうでないときよりもコストが掛かるので注意してみてください。

オプション

単に書類を送付して読み取るだけで済まない場合は、オプション作業を依頼する必要性があります。

• ホチキスを外す
• 原本のファイルを外す
• ファイル名の付与
• 冊子の裁断

といった各種作業がオプション依頼可能ですが、項目を増やして依頼すると当然費用が増加します。冊子裁断は紙の枚数等によって1冊6,000円といった比較的高額な費用が発生するので注意しましょう。

ミニマムチャージ

ほとんどの代行依頼業者では利益を確保するため、最低の依頼料金等が決まっています。依頼をする際はまずこのミニマムチャージを確認して、そもそも依頼ができる量なのかを確認しておきましょう。

事例として当社のスキャニングミニマムチャージ金額は、5万円からとなっております。実績では14万円や32万円などを請求させていただき、スキャニング依頼を行いました。

ビーアウトで効率よくスキャニングを完了させよう

当社のサービス「ビーアウト」では、スキャニング依頼を承っております。スタッフがしっかりスキャニング作業を代行させていただきます。

残念ながら法的な書類はスキャニングをお受けしておりませんが、そうでないビジネス書類が大量に社内に紙として残っている場合はぜひご連絡ください。手書きの文字資料でも気軽にスキャニング依頼していただけます。

また大量発注の場合はボリュームディスカウントによる値引きも実施しているので、気になる方はぜひ当社へ電話やメールでご連絡していただけるとありがたいです。メールでは24時間365日受付をしております。

まとめ

今回はスキャニング代行業務の費用がどこで決定しているのか？その具体的な内訳をご紹介してきました。

スキャニング代行業務を依頼することで作業負担は減少しますが、どこで依頼コストが決定しているのか確認して適切な価格で依頼しましょう。オプション内容が多いと高額になるリスクがありますし、大量発注だと値引で想定より安くなるケースもあります。

気になる方はぜひ、スキャニング代行業者の予定先に事前連絡を入れて見積もりを取っておいてください。

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パソコン・タブレット・複写機等を使った単純な事務作業や軽作業を社内スタッフが行うと、コストと時間が無駄になります！

弊社「ビ―アウト」のクライアント様は大手企業から中小企業まで幅広く、東証上場企業様を含む３００社以上からのご依頼実績と豊富な経験があり、作業の正確さやスピードで大きな信頼を頂いています。プライバシーマーク（Pマーク）を取得しており、データ等の取扱いは慎重に実施しています。また、確実性やスピード力に比して低価格にてご提供しており、多くのクライアント様にご満足頂いています。主なBPO代行サービス内容は、「企業から委託されるSNS（インスタグラム・ツイッター）の運用代行」「ネット通販に関わる商品データ作成」「名刺やアンケート等のデータ化」「契約書や領収書など書類を複写機を使ってスキャニング」「WEBサイトを検索しながらの企業情報リスト作成代行」「企業が持つホームページのブログ作成代行」など様々です。

社内スタッフがパソコン・タブレット・複写機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給作業に掛かった時間」で捉えていらっしゃるかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険などを考えると、少なく見積もってもその１．５倍ほどのコストが会社に対して掛かっています。もっと言うと、その単純作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かっている精神的・時間的コストや、そのスタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えない部分を考えると、会社が抱える負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、会社にとって悩みの種だという話をよく耳にします。

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