仕事で急に行ったことのない取引先へと出向かなければならなくなったときなど、名刺の情報をデータ化しておくと事前に名前や役職を確認できて便利ですよね。名刺データをクラウド上に上げておくと、外回りの最中に急な予定変更があっても安心です。最近はスマホカメラでもアプリを使って名刺からデータを取り込めるようになっていて、名刺を頂いたその場でデータを取り込むことも出来るようになりました。

でもスマホアプリで十分なら、わざわざお金を掛けて名刺スキャナを買う必要はあるのでしょうか？　名刺スキャナのメリットとデメリットについてまとめてみました。

名刺スキャナにはどのようなものがあるのか？

名刺スキャナーをチェックする上で注目するべき点はいくつかあります。

持ち運べるかどうか。

持ち運び型なら名刺を交換したその場所ですぐに取り込むことが出来て便利です。ただ据え置き機の方がスキャンの精度や速度は速いことが多いようです。

シーフィードスキャナーかフラットベッドスキャナーか。

聞きなれない単語ですよね。これはスキャナーの読み取りの形式の種類です。

シーフィードスキャナーとは自動送り機能がついたスキャナーで、まとめて何枚もの名刺をスキャンできます。

フラットベッドスキャナーはコンビニのコピー機のように、名刺をガラス台に乗せて、下から読み取り装置でスキャンしていくタイプのものです。1枚ずつしかスキャンできませんが、薄い紙を使った名刺や、形状が特徴的なタイプの名刺でもスキャンできます。仕事柄凝った名刺を受け取ることの多い私はこちらを使います。

個人で仕事をなさっている方は頂く名刺の枚数もそこまでではないので持ち運び型が、毎日仕事終わりに事務所に戻るような会社員の方なら据え置き型を事務所に置いて貰ってまとめてスキャンすると効果が高そうです。

このように一口で名刺スキャナーと言っても色々な種類があります。

名刺スキャナーを利用するメリット

スキャナーで名刺を管理することのメリットは、読み込み速度の早さです。スキャナーを使えば名刺画像から文字情報を自動で抽出してデジタル化することができます。手入力でデジタル化する場合と比べて時間も手間も大幅に削減できるでしょう。

大量の名刺を迅速にデータ化することが可能なので、名刺を一からデータ化させたい場合でも気軽に取りかかることができます。

手入力だと膨大な時間が必要になりますが、スキャナーを使えばほぼ自動で作業ができます。顧客の情報を簡単にデータ化することができることは大きなメリットといえるでしょう。

名刺スキャナーを利用するデメリット

名刺スキャナーのデメリットはスキャンの際の不確実性です。一枚二枚なら良いのですが、大量に名刺をスキャンした場合など、スキャナーがきちんと名刺を正しくスキャンしたのか一枚一枚チェックしなければならないために、結局は時間が掛かってしまいます。

結論

ここまで名刺スキャナーのメリットデメリットを語ってきましたが、名刺スキャナーを使うべきか、どのスキャナーが一番良いのかというのは、データ化しなければならないそれぞれの事情次第です。

スマホアプリのスキャナーなどを使えば確かにお金を掛けずに名刺データ化出来ますが、名刺専用のスキャナーと較べればデータ化するのに時間が掛かってしまいます。名刺専用のスキャナーはそれぞれ一長一短があって使い方次第です。

会社として初めて名刺をデータ化する場合や大量に名刺がある場合などには、お金は掛かりますが代行業者にお願いしてデータ入力して貰うのが最終的には一番確実そうです。

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