PDCAは基本的な改善に対する考え方ですが、理解できていない方もいらっしゃるかもしれません。名簿入力の依頼といったバックオフィス業務の代行を頼むことで、PDCAの実行に時間を掛けられるようになるので検討してみましょう。
今回はPDCAの概要や、サイクルを回せる環境を構築するためのポイントなどを解説していきます。
目次
製造業から始まった！PDCAとは
PDCA（PDCAサイクル）は、主に製造業で使われてきた歴史があります。そこから製造業以外の分野でも利用が広まり、今ではビジネス全体で共通の考えとして定着しています。
PDCAは1文字ずつ
- P：Plan（あらかじめ計画を立てる）
- D：Do（Planを実行していく）
- C：Check（Doで実行したPlanを計測する）
- A：Action（Checkを基にDoの内容の改善点を発見・確認する）
を表現しているのがポイントです。要は4つのプロセスを順番に行い、順次回していきながら業務の改善を図っていきます。
Actionのプロセスまで行ったら、再びPlanへ移行してDoやCheckを行っていくのもポイントです。サイクルを回せば回すほど改善点が減り、効果がどんどん上がってくる状態が望ましいです。
PDCAを回す環境を作るポイント！バックオフィス代行も利用すると安心
計画を立てる
PDCAを回すためには、まず綿密な計画を立てる必要があります。
- 改善点を把握できているか
- 改善点を目標へ入れ込みながら適切なゴールを設定できているか
- 実現不可能な内容になっていないか
適切に改善ができる、無理のない計画を立てることでメンバーのモチベーションを維持しながらPDCAを実行することができます。
評価を行えるように指標を立てる
PDCAで評価を行うためには、指標を入れながら目標を考える必要があります。
- 前年度より20％生産効率を上げていきたい
- 前四半期より10％の純利益向上を目指す
という数値に基づいた目標を立てることで、「結果的に目標を5％上回っていたので成功」といった判断、そして改善点の発見ができるようになります。あいまいな目標設定になっている場合は、数値付きで誰でも分かるように調整すると安心です。
バックオフィス業務を代行してもらい時間を確保する
直接利益が発生しないような事務業務、つまりバックオフィスに掛ける時間を減らすことで、PDCAサイクルを実行する時間を確保可能です。
たとえば弊社では名簿入力の依頼を承っています。名簿入力を依頼してもらうことでこちらでは名簿入力を行いながら、お客様はPDCAサイクルの準備を行う時間を十分に確保できるでしょう。
名簿入力以外にも代行してほしい業務があれば、ぜひ弊社へご依頼ください。名刺入力やスキャニングなども代行しております。
まとめ
今回はPDCAの概要や、サイクルを回せる環境を構築するためのポイントなどを解説してきました。
PDCAを理解して実行することで、改善が行われ業務のパフォーマンスが向上します。時間を上手く確保しながらPDCAが回せる環境を構築してみてください。
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もし、御社の社員やスタッフがパソコン・アイパッド・コピー機・スキャン機などを使った単純作業を行う場合、その作業に掛かるコストを「時給と作業に掛かった時間（残業時間を含む）」だけで計算しているかもしれません。しかし実際には、スタッフを募集・採用・教育する際にかかるコストや労務管理コスト、その他社会保険や賃料などを考えると、少なく見積もっても１．５倍ほどのコストが会社に掛かっています。
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