スキャニングにおいて心配になるのが、原稿を送付するという工程。送付する際のプライバシーやその後どう原稿が処理されるのかといった点で不安が残る方がいらっしゃるかもしれません。
もし気になる場合は、派遣サービスを提供しているスキャニング業者の利用がおすすめです。
今回は派遣スキャニングサービスを提供している業者を選ぶメリットや注意点などをご紹介していきます。
目次
やり取りも対面でできる！派遣スキャニングサービスのメリット
派遣スキャニングサービスには次のようなメリットがあります。
原稿を梱包したり送付する手間がない
原稿送付型の代行サービスを利用すると、
- 梱包
- 送付
といった工程に準備が必要です。
しかし派遣スキャニングサービスを利用する場合、スタッフが直接こちらへ来てくれるので上記の工程が必要ありません。スタッフが到着すればすぐ作業に当たってくれるので手間が発生しないのがメリットです。
対面で作業のやり取りができる
送付型のスキャニング代行サービスの場合、原稿を送った後は直接作業風景を確認できません。「どうやって原稿が加工されてスキャニングされているのか、目視できないのは怖い」という方にはおすすめできません。
しかし派遣スキャニングサービスの場合、対面でスタッフの作業風景を確認できるので安心感があります。そして
- ちょっと変更してほしい作業箇所がある
- なぜそういった工程を挟んでいるのか
といった疑問が出てきたとき、すぐスタッフに確認できるのでスムーズに希望を伝えて作業してもらえるのがポイントです。
定期サービスを選ぶと手間がいらない
派遣スキャニングサービスを提供している業者では、定期サービスを提供している場合があります。
定期サービスはコンスタントに原稿のスキャニングが発生する企業に向いています。定額で外部スタッフにスキャニング作業を任せられるためです。
定期でスキャニング作業を任せることによって
- 週に1回といったように派遣タイミングを調整可能
- 見積やヒアリングが都度発生しないので負担が減る
といったメリットが得られるでしょう。
派遣スキャニングサービスはコストが掛かる！送付のほうがコスト安で依頼しやすい
派遣スキャニングサービスにはデメリットもあります。
何より派遣される分人件費が高くなってしまうでしょう。送付型サービスであれば派遣の工程がいらないのでコストは削減しやすくなります。
そもそも派遣スキャニングサービスを提供していない業者もありますし、プライバシーマークといった認定を取得している企業だと送付しても原稿に変なことはされません。コスト安を重視するならば、ぜひ原稿を送付してスキャニング代行を受けてみてください。
まとめ
今回は派遣スキャニングサービスを提供している業者を選ぶメリットや注意点などをご紹介してきました。
派遣スキャニングサービスだと自社で直接作業してもらえるメリットがありますが、反面コスト面では注意する必要があります。
代行サービスを利用する場合は、なるべくコストを削減したいと思っているはずです。送付型サービスだとコスト安でスキャニング代行を請け負ってもらえるので、ぜひ検討してみてください。
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さらに、その単純な事務作業の仕上りをチェックし、スタッフのモチベーション維持を図る管理者に掛かる時間的コスト・精神的負担や、スタッフがいつ退職するか分からないリスクなど、目に見えないコストやリスクを考えると、企業サイドの負担は図り知れません。その結果、予算を大きく蝕むことになってしまう単純事務作業は、企業にとって悩みの種になっています。
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